Cinco passos essenciais para um workshop de cocriação bem sucedido

Por conta do espírito design thinking que tomou os ambientes corporativos nos últimos anos, os workshops de cocriação passaram a ser onipresentes em projetos de UX. Quando isso aconteceu, meu processo de aprendizado sobre a metodologia correu como tudo na vida: aos trancos e barrancos. Após montar estruturas que pareciam muito eficazes, notei que às vezes elas funcionavam maravilhosamente bem e em outras nem tanto — e a sensação de frustração ocasional fazia com que o processo ganhasse ares de loteria. Com o passar do tempo, fui reunindo peças que funcionavam de forma consistente, e esses rascunhos pessoais acabaram se transformando neste pequeno tratado vivo para um workshop de cocriação bem sucedido. Vivo porque ele pode mudar a qualquer momento: crescer, diminuir ou se reinventar. E o mais importante: a parte do “bem sucedido” diz respeito a todos os envolvidos: designers e clientes. :)

1. Tenha tempo, tanto para o preparo quanto para a condução

Sofri um bocado tentando organizar workshops inteiros (inclua aqui o download dos achados da imersão) em um ou dois dias. Não dava tempo para pensar muito: as informações precisavam estar ali, mas nem sempre existia coerência na forma como estavam organizadas. A verdade é que um bom workshop precisa ser amadurecido em um prazo maior (pero no mucho, porque sabemos que passa a ser inviável em termos comerciais). É preciso ter um respiro no processo para entender seus próprios aprendizados e encontrar insights menos óbvios.

Ainda sobre o tempo, tente reservar uma janela considerável para a condução do workshop junto ao cliente. Janelas curtas de tempo não permitem que a história toda seja contada e assimilada. Projetos menores e mais simples pedem cerca de oito horas, ao passo que projetos mais complexos e com soluções ainda não mapeadas precisam de dois dias ou mais — neste caso um design sprint completo de cinco dias pode fazer mais sentido. Aqui, mais uma vez, você vai precisar de jogo de cintura para ver o que cabe no projeto. Mas não tente reinventar a roda em uma dinâmica com três horas de duração. Não vai acontecer.

2. Descubra o perfil dos participantes — e use-o como fio condutor para tudo

O perfil dos participantes pode mudar bastante a forma como a apresentação será estruturada para o workshop. Participantes de marketing, por exemplo, são mais suscetíveis a insights que rendam linhas criativas, ao passo que times comerciais tendem a questionar números e impactos percentuais de cada achado de imersão. Você não poderá abrir mão da análise de dados caso seu público seja criativo, mas o peso de cada capítulo da sua apresentação vai variar bastante quando seu radar estiver conectado a esses perfis. Conhecer seus participantes também vai permitir que você entenda os momentos em que provavelmente a energia do grupo vai cair — e olhar para isso de forma pragmática e planejada permitirá que você tenha na manga artifícios para burlar as baixas e manter a dinâmica sempre no pico.

3. Conte uma história

Contar uma história que faça sentido e tenha início, meio e fim parece óbvio, mas não é — principalmente quando estamos trabalhando em projetos que nasceram de forma um tanto aleatória e sem planejamento. Ainda assim, elaborar a sua história do ponto de vista de UX/design de serviço é algo que sempre teremos ferramentas disponíveis para fazer. Observe que a imersão deve ser muito precisa para que a história seja coerente e relevante. Projetos com imersões rápidas demais tendem a contar histórias genéricas, importadas de experiências anteriores. A receita de bolo básica que uso para amarrar todas as pontas é a seguinte:

• comece mapeando o objetivo do projeto, para que os “perdidos” também entendam esse porquê primordial
• questione onde a empresa quer chegar com ele no curto e no médio prazo
• coloque também uma etapa para mapear tudo o que pode dar errado, assim como as premissas para dar certo
• apresente os achados de imersão já cruzados com dados do negócio, para mostrar a relevância (ou irrelevância) de cada um deles
• traga os insights à tona — inclusive os mais provocativos
• mostre como o mercado está lidando com situações semelhantes ou análogas — e suba MUITO a barra do seu benchmark
• agora que a audiência está por dentro dos pilares, dos achados de pesquisa, dos números da empresa relativos ao projeto e do que o mercado está fazendo, é hora de um exercício de ideação

De novo, essa é a receita de um pão-de-ló simples. Você pode e deve rechear o seu bolo como quiser. :)

4. Subir MUITO a barra do benchmark é essencial

Trabalhar com design traz uma distorção natural para a nossa rotina: a gente passa a acreditar que todos têm repertório suficiente para participar de processos de ideação e criar soluções incríveis, mas isso é verdade apenas dentro do seu escritório, com seus colegas de trabalho. Se você descer do elevador no andar errado, isso já se perdeu. Quando você entra no universo das empresas e passa a envolver no processo de design pessoas das mais diversas áreas, do comercial ao administrativo, o pacote de referências cai brutalmente e muitas vezes as dinâmicas de ideação são frustrantes — para eles e para nós. É aí que entra o valor de um pacote de inspiração que mostre a todos um universo de possibilidades e além. Guarde um tempo importante do seu projeto para procurar cases que façam sentido, organize cada referência dentro de pilares importantes para o projeto e reserve no mínimo 45 minutos do workshop para a apresentação dessas referências. No caso de cases indiretos ou fora do mercado do cliente, seja preciso em dizer porque elas estão ali. É surpreendente como isso traz resultados brilhantes para o sketching.

5. Ideação: desenvolva um framework para cada projeto

Esses quase três anos montando e facilitando workshops acabaram me provando que um dos maiores problemas do sketching são as dinâmicas muito genéricas, como “desenhe a home que você julga ideal” ou, ainda pior, “desenhe o aplicativo inteiro como você acha que deveria ser”. De novo: não estamos tratando com designers (geralmente). Vai faltar repertório. E, no fim das contas, desenhar a “home ideal” é o nosso trabalho, e nós temos ferramental mais do que suficiente para isso. As dinâmicas de ideação dentro de workshops são extremamente preciosas para colher ideias e soluções para problemas específicos. Ter uma jornada bem desenhada ajuda muito, porque você pode propor exercícios rápidos com o intuito de garimpar soluções para problemas mapeados em cada uma dessas etapas.

Materializando: supondo que você descubra que existe um grande problema na compra de móveis online: o consumidor, em um determinado momento da jornada, quer ver o móvel pessoalmente. Você pode propor um exercício de ideação específico para encontrar soluções que minimizem as idas às lojas físicas. Mapeando quais são os principais problemas de cada etapa da jornada e propondo sketchings sobre eles, você já terá um framework de ideação simples e eficaz.

E por fim…

É claro que um workshop de sucesso vai muito além desses cinco pontos. Você precisa, por exemplo, ganhar traquejo na facilitação — e aqui a discussão pode ser bem longa, também. Mas este texto é só um ponto de partida para que possamos discutir juntos o que faz a diferença nesse processo. Quais são as suas dicas para um workshop bem sucedido? Conte pra mim. :-)