Como ter sua voz ouvida (e não interrompida)
Dicas práticas de comunicação.
Te interrompem no meio de uma fala. Perguntam justo o que você iria falar no próximo slide, ou pior, algo que nada tem a ver com o assunto. “Eu tô falando grego ou ninguém tá entendendo nada?” — calma, meu Platão. Isso pode ser falha de comunicação ¹.
Essa semana perdi as contas de quantas reuniões participei e quantas vezes essa cena aconteceu:
- Uma pessoa está falando algo
- Alguém levanta a mão
- A pessoa para no meio do raciocínio
- Uma discussão aleatória começa
- Outra pessoa levanta a mão
- O fio da meada se perde junto com a fala do início.
Não há problema com a interação, pelo contrário; muitas vezes é o que mais queremos. O problema é não existir um momento claro pra interação — e tem um jeito melhor de fazer ela acontecer.
Da próxima vez que precisar apresentar algo, tente fazer assim.
Explique o que quer — e o que não quer — do papo
Deixe claro não só qual é o foco, mas também o que não é.
Oi, pessoal! Vou apresentar um fluxo que estou trabalhando pro projeto X [Contexto mínimo].
Quero ouvir de vocês se a regra de negócio tá fazendo sentido ou não [O que quer]. Não vamos falar hoje aqui sobre o conteúdo das telas, imagens e textos; isso vai ficar pra um segundo momento [O que não quer].
Como vai funcionar
As pessoas não te interrompem porque te odeiam ², mas porque não sabem quando podem interagir. Deixe claro que elas podem, mas na hora certa.
Vai funcionar assim: Eu vou mostrar todo o fluxo [O que você vai fazer]. Enquanto isso, quero que vocês vão anotando se teve algo que fugiu do esperado [Regras do jogo]. Depois, eu abro pra gente discutir o que vocês anotaram, beleza? [Espaço da interação]
Se for algo muito grande — uma síntese de pesquisa, por exemplo — você pode fasear essa interação.
Eu separei essa pesquisa nos seguintes capítulos. [Mostre os capítulos] Vou apresentar o capítulo todo [O que você vai fazer], e podem ir anotando comentários ou dúvidas [Regras do jogo]. Antes de passar pro próximo capítulo, vou abrir um espaço pra gente conversar sobre [Espaço da interação].
Porque importa
Sua apresentação começa agora. Tudo foi preparação e acordos. Deixe claro porque as pessoas deveriam ligar pro que você vai falar.
O fluxo atual é responsável pela maior quantidade de reclamações no atendimento [Relevância], ficando em primeiro lugar nos últimos três meses e representando cerca de 29% dos chamados totais. [Evidência]
Apresentação
Esse talvez seria o primeiro passo que você faria se não tivesse lido esse artigo. Não tem segredo; apresente o que precisa apresentar, mas, cumprindo os acordos do início.
Não abra brecha pra dúvidas ou interrupções no meio da sua fala, há não ser que seja algo que quebre sua apresentação (não estão vendo sua tela, microfone desligado, etc).
“Frota, mas sempre tem um que interrompe” ³ — sem problema. Relembre os acordos e volte pra apresentação.
Bacana, Pessoinha [Sinalização que ouviu]. Deixa guardado e pode continuar anotando [Reforço das regras do jogo]. Assim que eu acabar de mostrar todo o fluxo [O que você vai fazer] a gente abre o espaço pra esse ponto que você trouxe. [Espaço da interação]
Interação
Pronto. Você sobreviveu. Apresentou o que tinha que apresentar e é hora de interagir. A partir desse ponto as pessoas geralmente se autorregulam: quem fala primeiro, como vai funcionar, etc.
Seu papel agora é garantir o respeito ao tópico. Não é porque há um espaço pra interação que vamos falar sobre qualquer coisa. Relembre o primeiro ponto pra começar de forma saudável:
Esse é o fluxo do projeto X, pessoal.
Agora quero ouvir de vocês se a regra de negócio tá fazendo ou não sentido [O que você quer]. Lembrando que o conteúdo e todo o resto vai ficar pra outro papo [O que não quer].
Quem quer trazer o primeiro ponto? [Convite à interação]
Amarrando
Pra dar uma sensação de unidade, vamos ver como ficaria toda a fala nesse exemplo:
Oi, pessoal! Vou apresentar um fluxo que estou trabalhando pro projeto X.
Quero ouvir de vocês se a regra de negócio tá fazendo sentido ou não. Não vamos falar hoje aqui sobre o conteúdo das telas, imagens e textos; isso vai ficar pra um segundo momento.
Vai funcionar assim: Eu vou mostrar todo o fluxo. Enquanto isso, quero que vocês vão anotando se teve algo que fugiu do esperado. Depois, eu abro pra gente discutir o que vocês anotaram, beleza?
O fluxo atual é responsável pela maior quantidade de reclamações no atendimento, ficando em primeiro lugar nos últimos três meses e representando cerca de 29% dos chamados totais.
[Apresentação]
Esse é o fluxo do projeto X, pessoal.
Agora quero ouvir de vocês se a regra de negócio tá fazendo ou não sentido. Lembrando que o conteúdo e todo o resto vai ficar pra outro papo.
Quem quer trazer o primeiro ponto?
Tente fazer isso na sua próxima apresentação e depois me conta como foi.
Notas
- Pode ser falha, mas também pode ser realmente algo pessoal. Se atente aos sinais — principalmente se você se identifica como mulher. Busque apoio em alguém de confiança e avise-a antes da sua apresentação pra cobrirem sua guarda.
- Às vezes sim.
- Nesse momento, respire. Sim, é um porre; você acabou de falar e na primeira oportunidade tentam te sabotar. Não esqueça que, dependendo da sua posição e/ou gênero, o pragmatismo é visto como grosseria. Busque o respeito e a paciência — não porque é o certo, mas porque mais coisas estão em jogo.
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