Construindo um repositório de pesquisas com ferramentas do Google
Como criar um projeto de repositório de pesquisas com links e exemplos para interagir e testar.
Existem diversas abordagens de construção de repositório de pesquisa: Notion, Airtable, Dovetail e outras ferramentas que volta e meia encontramos para o problema de gestão e disponibilização de documentos de pesquisa.
Nesse artigo da Sheylla Lima, por exemplo, ela descreve como usar o Notion para esse fim e tem ajudado muita gente a documentar suas pesquisas com mais qualidade.
Tendo trabalhado em empresas grandes e pequenas, e mantendo contato com a comunidade de UX Research no Brasil, sei que nem sempre existe a possibilidade ou o orçamento para contratar uma ferramenta de repositório, o que pode ser frustrante para quem quer começar essa iniciativa no seu time.
Mas como criar um repositório de pesquisa quando não se é possível pagar a assinatura de uma ferramenta? Como projetar um sistema capaz de receber, processar e disponibilizar dados de pesquisas de maneira simples e barata?
Embora o objetivo deste texto não seja discutir sobre as diferentes abordagens, é importante dizer que a maior parte das ferramentas para Repositórios de pesquisa são caríssimas. Se você tem um time com uma dezena de pessoas que fazem pesquisa, é possível que gaste alguns milhares de reais por ano em uma ferramenta de repositório.
O objetivo deste texto é sugerir um sistema barato — e potencialmente gratuito — para a construção de um Repositório simples e que pode ser continuamente melhorado utilizando ferramentas nativas do Google: Forms, Sheets e Data Studio.
Importante: É claro que ferramentas dedicadas a criação de repositório tem funcionalidades mais sofisticadas que não poderão ser replicadas no projeto que vou descrever a frente. Não existe uma solução única. Ao projetar um repositório, leve em consideração as particularidades da sua empresa para que o projeto funcione. Precisa de ajuda? Me manda uma mensagem.
Sobre o Repositório
O Repositório é um sistema que armazena pesquisas realizadas por diferentes times de uma empresa, mantendo-as disponíveis e acessíveis para todos os times. Nesse sentido, entendo o Repositório como um produto digital de dados, que recebe, processa e disponibiliza dados e metadados produzidos a partir de projetos de pesquisa.
Objetivo
Tornar o conhecimento adquirido em pesquisa acessível e disponível para que qualquer funcionário da sua empresa possa aprender mais através de conhecimentos de pesquisa de maneira autônoma e assíncrona. Para isso, o Repositório é um sistema que é consumido e alimentado simultaneamente por dois públicos:
- Consumo: Qualquer pessoa que queria aprender sobre algum tópico de pesquisa ou que queira checar se existe uma pesquisa sobre algum tópico;
- Alimentação: Qualquer pessoa que realizou um projeto de pesquisa, gerou aprendizados e os consolidou em artefatos consumíveis e compartilháveis.
Conteúdo
Para esse projeto, o Repositório pode armazenar, de maneira geral, três tipos de projetos de pesquisa:
- Pesquisas primárias de exploração
Projetos de pesquisa que buscam descobrir, explicar ou descrever uma necessidade ou comportamento; - Pesquisas primárias de validação
Projetos menores de pesquisa, ou experimentos, que buscam validar ou invalidar hipóteses, como testes de usabilidade, testes A/B etc; - Pesquisas secundárias
Projetos de pesquisa feitos fora do time, mas que se relacionam com os temas de pesquisa, como censos, pesquisas de associações, pesquisas de mercado ou acadêmicas.
Arquitetura de informação
Anatomia da pesquisa
Um projeto de pesquisa consiste na coleta, análise e síntese de dados. Nesse processo, além dos dados coletados, que vão ajudar a responder a pergunta de pesquisa, também existem dados que falam sobre a própria pesquisa. Definindo:
- Dados
São as informações que são geradas na pesquisa, como gravações, anotações, planilha de respostas de formulário etc. Os dados podem estar brutos (por exemplo, gravações completas das entrevistas) ou catalogados (por exemplo, planilha de timestamping das entrevistas); - Metadados
São informações geradas sobre a pesquisa, como metodologia utilizada, número de participantes, times envolvidos etc.
Repositório de metadados
Neste projeto, o Repositório é portanto um repositório de metadados, isto é, ele armazena as informações sobre as pesquisas que foram feitas, mas não os dados que elas produziram. Por exemplo, não é possível encontrar neste Repositório um trecho de entrevista em que alguém citou a necessidade de retirar um produto em loja física, mas vai ser possível encontrar todas as pesquisas que tratam do tema de retirada em loja, ou as pesquisas feitas pelo time responsável por esse tema.
Arquitetura do sistema
O sistema deste projeto vai ser composto por três artefatos integrados: Formulário de registro, Banco de pesquisas e Buscador. Vou definir cada um deles brevemente e, em seguida, vou me aprofundar na construção de cada um.
- Formulário de registro
Esse artefato é um Google Forms, que vai receber as pesquisas dos diversos times. No formulário, o usuário precisa cadastrar os metadados da pesquisa e o link de acesso para os dados da pesquisa; - Banco de pesquisas
Esse artefato é uma planilha do Google Sheets, que vai armazenar todas as entradas de pesquisa feitas pelo formulário de registro. É uma planilha de acesso registro, que fica ao cuidado das pessoas responsáveis pelo Repositório; - Buscador
Esse artefato é um dashboard no Google Data Studio, onde vai ser possível procurar e filtrar por pesquisas registradas no banco de pesquisas, assim como acessar seus dados.
As interfaces do sistema
Formulário de registro
É o Formulário de registro que as pessoas que fazem pesquisa vão utilizar para cadastras suas pesquisas no Repositório. Nesse formulário, essas pessoas devem cadastrar os metadados da pesquisa. No exemplo, usei como metadados: título, pessoa responsável, resumo, data de publicação, metodologia e link para os arquivos. Idealmente, é necessário avaliar quais metadados fazem sentido para seu contexto. No meu time, por exemplo, adicionamos um metadado de país, para saber em qual país aquela pesquisa foi feita.
Nesse projeto, o metadado mais importante é o Resumo da pesquisa porque é nele que vamos procurar o termo digitado no Buscador. Contudo, você pode substituir esse metadado por palavras-chave, ou fazer das duas formas.
Nesse formulário, é importante auxiliar as pessoas a registrarem seus metadados para garantir uniformidade nas nomenclaturas, então é uma boa ideia rechear de exemplos.
Banco de pesquisas
O Banco de pesquisas é a tabela que vai receber os metadados de pesquisa recebidos pelo Formulário de registro. Nesse exemplo de projeto, não fiz nenhum tratamento no banco e estou refletindo ele diretamente para o Buscador. No entanto, é possível adicionar camadas de validação e de tratamento de dados. Por exemplo, se você quer adicionar um filtro de quarter da pesquisa, basta fazer um parse na coluna de data e destacar somente essa informação em uma coluna.
Outro exemplo: se você quiser ter estatísticas sobre quais métodos estão sendo utilizados em cada quarter, você pode fazer esse tratamento no Banco de pesquisas também. Aqui, as possibilidades são tão grandes quanto a sua familiaridade com planilhas.
Buscador
Por fim, o Buscador é o artefato em que as pessoas vão procurar e encontrar pesquisas que foram feitas no passado a partir de determinada entrada. No exemplo de projeto, a procura é feita na coluna de Resumo da pesquisa, mas dependendo da sua necessidade, a busca pode ser feita em qualquer coluna do Banco de pesquisas.
É importante perceber que o Buscador não é simplesmente uma cópia do Banco de pesquisas: deve ser mostrados na tabela apenas os metadados mais importantes para que a pessoa decida se aquela pesquisa é do que ela precisa. Caso você não saiba quais são esses metadados importantes, pode fazer uma espécie de teste de usabilidade com alguém de fora do seu time.
Além do campo de busca, pode-se adicionar quantos filtros se achar necessário: metodologia, data, busca por título etc.
Utilizando o repositório
A seguir, algumas instruções simples para buscar por uma pesquisa no Repositório, usando o Google Data Studio. Além disso, algumas dicas avançadas caso seja necessário fazer uma busca mais refinada.
Busca simples
A principal funcionalidade do Buscador desse projeto é o campo case sensitive de entrada, que vai procurar um termo inserido pelo usuário na coluna de Resumo do Banco de pesquisas. Para esse exemplo, o metadado mais importante é o Resumo porque a busca é feita nele, por isso, é importante que no Resumo estejam contidas as principais palavras-chave associadas a pesquisa.
Termos de busca
Por padrão, definimos que pode ser feita uma busca por qualquer palavra que esteja contida no corpo do Resumo. Isso pode ser alterado: é possível buscar por termos exatos, termos com os quais o Resumo começa e a busca por expressões regulares (Regex).
Exemplo: Se você quer encontrar pesquisas cujos Resumos contenham qualquer uma das palavras “Merchant”, “Parceiro” e “Freelancer”, experimente utilizar a Regex (?i)(\W|^)(Merchant|Parceiro|Freelancer)(\W|$) no campo de busca. Mais exemplos de expressões Regex aqui.
Filtros
Com os filtros, é possível selecionar os resultados de pesquisa de acordo com um metadado específico. Nesse projeto, adicionei apenas o filtro de metodologia, mas é possível filtrar por qualquer coluna ou processamento de dados feito a partir de alguma coluna do Banco de pesquisas.
Melhoria contínua
Como pontuei no início do texto, é possível encarar um repositório de pesquisas como um produto digital, que precisa ser iterado e testado continuamente, precisa atender as necessidades tanto do público que produz pesquisas quanto do público que consome pesquisas, de modo a facilitar o fluxo de aprendizados dentro da empresa.
Além disso, as mudanças nesse projeto repositório precisam ser priorizadas, uma vez que podem ser tão simples quanto um ajuste de layout no Buscador para embarcá-lo no site do seu time ou tão complexas quanto um trabalho de parse no Banco de pesquisas para se extrair alguma métrica específica. Também é possível criar dashboards de gestão, a partir do Banco de pesquisas, para acompanhar métricas de processo: quantas pesquisas são feitas por período, quanto tempo demoram em média, quais métodos mais usados e por quem. Mas essa é matéria para um próximo texto.
Gostou da ideia? Se implementar no seu time, compartilha comigo o que funcionou bem e o que poderia ser melhor!
