Criando uma cultura de time remotamente
Um guia para criar equipes coesas e engajadas.
A cultura numa equipe não tem a ver com desempenhos, personalidades ou atitudes individuais; mas sim com como a equipe trabalha em conjunto como uma unidade coesa.
“Você não precisa de todos fisicamente juntos para criar uma cultura forte. As melhores culturas derivam das ações que as pessoas realmente realizam.”
— Jason Fried e David Heinemeier Hansson
Criar uma boa cultura de equipe consiste em muitas partes diferentes que você deve ter em mente e trabalhar ativamente, como:
Contratar os membros certos para a equipe
Falamos anteriormente sobre por que é importante não “se acomodar” na hora de contratar novas pessoas para ingressar na sua empresa.
Se você dedicar o máximo de tempo possível para ter certeza de que contratará apenas as melhores pessoas para sua equipe, estará facilitando muito o processo de formação natural da cultura da equipe.
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Criação de rituais e tradições
Famílias e grupos próximos de amigos tendem a ter certas atividades, processos ou coisas que repetem tradições. Criar essas tradições com os membros da sua equipe, independentemente da frequência com que isso aconteça, ajuda a manter a equipe coesa e incentiva a comunicação aberta e a confiança.
Tenha um local de fácil acesso com os guias para trabalho da sua empresa. Quais são seus princípios? Qual o foco da empresa? Quais são seus valores? Separe tempo para revisar e repassar estes pontos esporadicamente com sua equipe, mantenha-os informados.
O membro só pode defender as ideias que conhece, se a cultura está escondida ele também não saberá o que defender (ou como defender) as ideias da empresa.
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Criar um sentido de responsabilidade
Numa cultura de equipa eficaz, os membros da equipa compreendem onde o seu trabalho individual se enquadra no contexto geral do plano estratégico da sua organização.
Isso significa comunicar a responsabilidade pessoal e destacar as conexões e dependências entre o trabalho dos membros da equipe. A transparência de roadmaps com sua equipe e jogar limpo quanto a prazos e expectativas faz parte do planejamento para incentivar a sensação de responsabilidade no contexto da equipe!
Ninguém gosta de sentir que não sabe de tudo que é necessário.
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Criando um ambiente aberto
Para discutir a cultura de sua equipe, você precisa ter cultivado um ambiente aberto e livre de julgamentos, onde seus funcionários não tenham medo de expressar suas opiniões.
Dar voz a todos e garantir que todos se sintam confortáveis para compartilhar suas opiniões e ideias significa que haverá muito mais pontos de vista e opiniões diferentes a serem levados em consideração.
Nesse momento, na visão de gerência do time, devemos saber como categorizar os processos, como separaremos e organizaremos as discussões e também como estas ideias podem ser subdivididas em backlogs futuros, para que todos se sintam aconchegados e considerados.
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Discutir, ajustar e melhorar
Após criar esse ambiente aberto, você deve abordar regularmente o tópico da cultura de sua equipe com todos os presentes, para que possa examinar e discutir como você trabalha em equipe, quais são seus valores, quais são suas expectativas e medos e o que você precisa fazer individualmente para ter sucesso como uma unidade coesa.
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Colocando por escrito
Para fácil acesso se alguém quiser comentar, editar ou adicionar, um recurso útil para novos funcionários e um ponto de referência geral para quaisquer discussões — externas ou internas — sobre a cultura de sua equipe.
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Conheça cada funcionário da sua equipe
Identifique tipos de personalidade, isso ajudará, inclusive, a planejar com mais efetividade os planos de carreira de cada pessoal, com um toque especial de atenção.
Você pode utilizar o modelo das 16 personalidades ou o teste DISC, além de muitos outros que podem auxiliar nessa identificação.
Entender como esse membro trabalha, como se comunica, como prefere ser ouvido e como irá se manifestar é ideal para que diminuamos nossos pré-conceitos comunicativos e estejamos abertos a personalidades que, com certeza, serão muitas vezes muito diferentes das nossas.
Comunicação
A comunicação eficaz e aberta é absolutamente crucial em uma equipe remota. Sem isso, tudo desmorona.
O tema da comunicação em uma equipe remota não é algo que cabe apenas ao CEO ou a qualquer outra pessoa decidir. O CEO é responsável por conduzir o processo e iniciar conversas, mas, em geral, é algo que precisa ser discutido com toda a equipe regularmente.
A colaboração, a transparência e a capacidade de adaptação fazem parte de uma comunicação eficaz em si, e abordar regularmente estes desafios e soluções garante que todos estejam informados e se sintam incluídos.
Além de discutir, também é importante ter tudo escrito. As pessoas têm memória curtíssima. A melhor forma de fazer isso é criar um documento sobre o tema em um local acessível (tendo um local específico para estes registros) para que todos possam acessar e editar/comentar a qualquer momento.
Além disso, se você realiza reuniões ou retiros regulares com a equipe, certifique-se de que a conversa sobre cultura e comunicação seja uma parte definida e programada de suas discussões durante o tempo em que todos ficam na mesma sala.
Alguns pontos de discussão para adicionar em suas reuniões podem incluir:
- Quais canais você utiliza para comunicação (Fleep, Slack, email, etc)
- Quais canais você usa para colaboração (Google Docs, quadros virtuais, programas de design e desenvolvimento)
- Como você comunica sua disponibilidade à equipe (horários disponíveis, quando estará fora ou inacessível)
- Seu tom de voz (por exemplo, concorda que desentendimentos e discussões acaloradas são aceitáveis, mas apenas com uma voz respectiva e razoável, etc.)
- Escolher suas palavras (descartando insultos, linguagem ofensiva, linguagem passivo-agressiva…)
- Comunicação quando se trata de processos (quais membros da equipe devem definitivamente ser incluídos em quais discussões e cadeias de dependências. Por exemplo, para garantir que um redator não fique de fora do processo de preparação de um novo produto para lançamento).
- Alinhamentos e decisões
- O porquê de cada ponto
- Quem foi a pessoa idealizadora da ideia (dê os créditos!)
- Link para a planilha geral de todas as atas (sempre!)
- Link para o planejamento de reuniões e backlog de ideias
Mantendo seus funcionários engajados
O envolvimento com a empresa e com os colegas de trabalho decorre principalmente da confiança e da comunicação aberta e livre de julgamentos. Existem várias maneiras de garantir que os membros da sua equipe estejam engajados, envolvidos, motivados e informados sobre tudo o que está acontecendo.
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Reuniões e discussões de equipe
Isto significa reuniões regulares; mas com que frequência e quando? Existem várias opções para configurar sua agenda de reuniões e depende inteiramente da sua equipe e do fluxo de trabalho que você possui. Aqui estão alguns cenários possíveis:
- Nenhuma reunião agendada, apenas reuniões sob demanda
- Reunião agendada por mais tempo, uma vez por semana/mês/trimestre
- Reuniões diárias mais curtas (“checkpoints” ou “dailys”)
Além de saber qual cronograma se adapta melhor à sua equipe, também é importante pensar na estrutura deles. Como os membros remotos da equipe não podem passar tempo juntos perto do bebedouro ou sair para tomar uma bebida depois do trabalho, é bom manter um equilíbrio saudável entre dedicar tempo a assuntos estritamente relacionados ao trabalho e apenas conversar sobre a vida e comemorar pequenas vitórias, é legal criar um ambiente (ou canal), mesmo que virtual, que propicie essa interação e descontração. Funcionários que se conectam em uma camada mais profundam convivem e produzem melhor!
O que quer que você decida no que diz respeito ao cronograma de reuniões, seja real: muitas reuniões inúteis podem significar muito tempo perdido que poderia ser usado para trabalho individual.
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1:1
Além de realizar reuniões que envolvam toda ou a maioria da equipe, também é importante fazer um esforço consciente para conversar com os membros da equipe abordando tópicos relacionados ao trabalho e à vida pessoal.
“Quando um funcionário diz que algo realmente o está incomodando, provavelmente já está pensando nisso há algum tempo.
Mas, quando surge um feedback negativo de que algo novo que estamos fazendo ou alguma nova tendência não é empolgante para eles, há uma boa chance de que, se o problema não for resolvido, eventualmente se transforme em algo que está realmente incomodando eles.”
— Alex Turnbull do Groove
Uma boa empresa não tem barreiras de comunicação inacessíveis entre funcionários em qualquer direção, independentemente das posições diferentes em que ocupem. Isso é especialmente importante com equipes remotas.
Durante o 1:1, não destoe sua atenção do seu colega de trabalho/membro de equipe. Não tente “rapidinho” responder alguém ou “rapidinho” ler um e-mail. Se precisa de um tempo, peça 10 minutos de atraso e chegue após, mas pronto para dar-lhe atenção total.
Transparência total
Ninguém gosta de ficar no escuro e, especialmente quando os membros da sua equipe estão espalhados pelo país (ou mundo!), é importante mantê-los informados sobre o desempenho da empresa, o que está acontecendo em termos de negócios e garantir que todos estejam cientes de qualquer grande problema. Decisões que potencialmente mudarão a maneira como a empresa — ou seus funcionários — trabalham.
Estar informado significa que os funcionários se sentem mais importantes, conectados e informados. Por exemplo, se você tiver uma grande ligação semanal, o CEO pode reservar 5 minutos para notificar os membros da equipe sobre como a empresa está indo e o que está acontecendo em termos de negócios, e então permitir que os funcionários façam as perguntas que desejarem.
Além da transparência de cima para baixo, também é preciso haver total transparência quando se trata de processos horizontais na empresa. Isso significa atenção ao processo de trabalho, às dependências e à colaboração — clareza sobre quem faz o quê, porque e como, e como as diferentes funções e fluxos de trabalho estão conectados.
Formação de equipes virtuais
Além da formação de equipe que acontece durante a integração de novos funcionários, é ótimo ter esse fluxo também no trabalho diário.
Ter tempo de equipe em ligações regulares
Além de reuniões regulares entre equipes de negócio ou outro cargo de gestão e os membros da equipe, também é bom ter algum tempo com toda a equipe para conversar sobre o que vier à mente. Basicamente um pequeno intervalo de tempo para um bate-papo virtual durante uma ligação. Esse momento pode ser feito até mesmo enquanto os membros do time trabalham em uma demanda conjunta.
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Conheça os membros da sua equipe
É importante garantir que todos na equipe estabeleçam pelo menos algum nível de relacionamento pessoal e de trabalho. Especialmente em uma equipe pequena, onde todos trabalham juntos, ter uma conexão torna muito mais fácil trabalhar juntos de forma eficaz.
Tenha uma planilha com as datas de aniversários, gostos pessoais e conduza dinâmicas que permitam os funcionários de falar seus “fun-facts” e anote-os.
Precisamos nos mostrar interessados pelos nossos colegas de profissão, de todas as hierarquias e cargos. A mesma sensação de quando um estranho lembra nosso nome é a sensação de que nossa gerência lembra o nome do nosso gato ou cachorro, por exemplo. Não é uma obrigação, mas faz com que nos sintamos acolhidos e importantes.
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Novos empregados
Quando um novo membro da equipe for apresentado à equipe, incentive todos a entrarem em contato e reservar algum tempo para uma ligação individual ou um bate-papo com o novo membro da equipe. É importante incentivar os membros da equipe a fazerem isso sozinhos, já que os novos contratados podem ser um pouco tímidos e cautelosos no início.
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Membros existentes da equipe
Mesmo com uma equipe que já trabalha junta há algum tempo, ainda é importante garantir que todos se unam. Devido aos hábitos naturais de formação de grupos, as pessoas tendem a conversar principalmente (dentro e fora do horário de trabalho) com pessoas mais próximas do que estão fazendo na equipe. Então, o pessoal de marketing sai com outros profissionais de marketing, o desenvolvimento de negócios com outros desenvolvedores de negócios, pessoas, designers entre si, etc) e raramente conversam com outros “departamentos”, exceto caso seja sobre algo relacionado ao trabalho.
No entanto, é importante que toda a equipa seja coesa também pessoalmente, especialmente se for um grupo menor de pessoas que têm de ter uma boa correspondência pessoal para trabalharem em conjunto de forma eficiente. Isso nunca deve ser alcançado por meios não naturais, como agendar um encontro à força entre os funcionários, mas sim encorajar as pessoas a entrar em contato com os membros de sua equipe por conta própria.
DuckDuckGo, por exemplo, usa um tópico semanal de perguntas e respostas para ajudar os membros da equipe a se conhecerem.
“Ouça os interesses e atividades das pessoas e tente construir alguns programas em torno deles.
Por exemplo, há alguns anos eu estava conversando com uma escritora com quem trabalhamos e ela mencionou que recentemente se tornou instrutora certificada de ioga.
Através de conversas anteriores com as pessoas, eu sabia que havia um bom número de entusiastas do yoga em nossa equipe. Depois de pensar em uma grande ideia, começamos a oferecer uma aula virtual de ioga!”
— FlexJobs encontrou alguns pontos em comum e uma nova atividade de equipe por meio de uma conversa aleatória
Além de simplesmente nos conhecermos melhor e construirmos mais confiança entre os membros da equipe (o que já seria motivo suficiente), você também consegue:
- Descobrir locais novos e divertidos no mundo
- Ter discussões mais pessoais sobre a cultura e os valores fundamentais de sua equipe
- Melhorar as habilidades de trabalho em equipe.
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Orçamento a seu favor
Sabemos que equipes tem orçamentos específicos para datas comemorativas, presentes para funcionários e outros benefícios. Certifique-se que o orçamento seja direcionado ao que a sua equipe realmente valoriza.
Faça um Google Forms de pesquisa e verifique se seus funcionários gostam mesmo de cesta de natal, vaquinha de aniversários ou vales do Ifood. Verifique suas preferências e faça algo direcionado a eles, comunique à sua gerência aquilo que realmente importa para seu time.
Muitas empresas, apesar de direcionar um orçamento muito legal para seus times, tem alta taxa de descontentamento. As vaquinhas de aniversário, por exemplo, são um método altamente criticado e envolve muitos atritos. Mas, é claro, se você prensar um funcionário contra a parede perguntando se ele quer entrar, obviamente ele vai dizer que sim. Por medo.
Garanta confiança e faça essa pesquisa no modo anônimo, onde as pessoas podem expressar-se sem medo. Colete opiniões verdadeiras, valorize o que eles querem de verdade.
Programe um tempo de inatividade individual
é compreensível que você queira aproveitar ao máximo o tempo de trabalho do seu funcionário, mas conduza-os a separar tempo nas suas agendas que consideram tempo necessário para organizar as ideias. Peça a eles que separem slots nos seus dias que eles consideram espaços necessários para se organizarem, organizarem suas ideias e até mesmo ter aquela “paz”. Funcionário com o pensamento organizado produz melhor!
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Celebre suas vitórias
Saiba comunicar quando objetivos foram alcançados. Encontre uma forma de que os funcionários se sintam valorizados por aquilo que fizeram parte. Comunique os clientes daqueles que foram os responsáveis por entregar valor. Mostre às redes sociais as faces que estão por trás daquilo que sustenta sua empresa. A melhor foto de empresa é a foto dos seus próprios funcionários, felizes e valorizados, contentes com o que criaram.
Referências
- Teste DISC Comportamental
- Teste 16 personalidades
- Inspiração para criação do artigo — Vitaly Friedman
- Imagens — Unsplash
