Escalando o time de design de acordo com o crescimento da empresa — processo e framework
Como calibrar alguns pilares principais pode ajudar o time a se preparar para esse crescimento.
É comum que em startups em fase de crescimento, a evolução da maturidade do time acompanhe em paralelo o crescimento da empresa. Por exemplo, em cenários em que um time inicial de, digamos, dez pessoas conte com um único designer dedicado, é natural que o foco na atividade de pesquisa e usabilidade seja dissipado. Afinal, esse profissional sozinho estará tanto desenvolvendo o MVP do produto a ser lançado, quanto ajudando a mapear o mercado, desenvolvendo criativos publicitários e mailing para novos clientes e outras tarefas criativas que surgem ao longo do caminho.
Recentemente vivenciamos um cenário semelhante: nosso time de design na Cobli nasceu com a primeira versão do produto. Isso nos deixou em uma posição bastante favorável em relação à cultura de design na empresa. Por outro lado, tivemos que nos adaptar e crescer o time para acompanhar a entrada de novas pessoas, a criação de novas áreas, implementação de planos de carreira, desenvolvimento e onboarding de novas pessoas desde o início. Em dois anos, vimos um time de menos de 20 pessoas se transformar em um time de 180 pessoas distribuídas em equipes de produto e áreas diferentes.
Nesse início, quando definimos nossos princípios de design e valores técnicos (isso será outra história), tínhamos um plano de alinhamento claro. Mas, alguns anos depois e com um time totalmente novo, nos perguntamos se esses pilares de desenvolvimento ainda se aplicavam e se estavam mesmo em uso.
Para começar a nova fase do time e das pessoas, decidimos ser preciso reavaliar como nós fazíamos design na empresa. Nesse como fazer, entender quais eram as nossas limitações. E, mais do que isso: como continuaríamos fazendo para que essa startup de mais de 180 colaboradores aumentasse para 500 nos próximos dois anos. Foi preciso calibrar o nosso nível de maturidade de time e nos preparar para o próximo nível.
Ao iniciar nossa pesquisa sobre alguns modelos de framework, esbarramos com boas opções, como o conhecido Business value of design, desenvolvido pela McKinsey em 2018, ou a própria escala de maturidade de Jacob Nielsen fornecida pela Nielsen Norman Group. A opção que decidimos seguir foi o Level up framework feito pela VC e consultoria, Designer Fund.
Designer Fund é uma venture capital dedicada a investir somente em startups que foram fundadas por designers (como Stripe, Gusto, Abstract, Omada Health, AltSchool). Eles utilizam a experiência que adquiriram ajudando essas empresas a escalarem seus negócios para criar materiais e serviços de consultoria sobre processos e desenvolvimento em design, logo, um encaixe perfeito e direcionado sobre construção de times de design
Level Up Framework
O Level up framework foi desenvolvido pela designer Heather Phillips para a Designer Fund e implementado em parceria com o estúdio de design Ueno. Ele avalia a maturidade do time de design em seis áreas principais: Processos, Comunicação, Feedback, Desenvolvimento de carreira, Recrutamento e Infraestrutura
Cada um dos seis pilares de avaliação é uma linha. Elas apresentam como essas avaliações são desenvolvidas de acordo com quatro estágios de maturidade diferentes — que são dispostos em colunas. Esses níveis de maturidade seguem como base o tamanho do time em pessoas, o estágio da empresa e como cada pilar é desenvolvido na prática.
Primeiro, é necessário que o time escolha uma pessoa para ser o facilitador do processo. Ele deverá passar as tarefas individuais, ajudar na discussão e agrupar os resultados.
Cada membro do time deve, individualmente, indicar em qual coluna de nível de maturidade cada linha dos pilares o time se encontra. Depois, esse resultado é compilado com todos os membros do time e comparado com os níveis fornecidos pela Designer Fund. É recomendado acessar o framework completo e visualizar a descrição de cada um dos níveis para cada linha.
- Estágio 01: time de um a dois designers generalistas. Por vezes, é preciso recorrer ao contrato de freelancer para preencher algumas lacunas necessárias.
- Estágio 02: time de dois a cinco designers. Um designer especialista guia o desenvolvimento do time, os outros ainda generalista. Inicia-se a contratação dos primeiros especialistas em frentes de design.
- Estágio 03: times que contam com um líder ou diretor de design na estrutura. Aqui, já existem níveis de carreira, com gerentes de design desenvolvendo seus próprios times em fase inicial, contratando especialistas e treinando designers júniores.
- Estágio 04: times que contam com um VP de design, áreas de especialidade de design com líderes definidos. Além disso, também surgem níveis de gerenciamento (gerentes de gerentes) e times construídos em torno de áreas críticas de negócios.
Seu time deverá saber qual é o próximo estágio que a atingir no curto-médio prazo. Esse estágio-alvo será a base para direcionar quais melhorias devem ser feitas.
Como aplicar o framework
Passo 01: identificação do estágio atual
No primeiro momento, nos reunimos de forma remota e com o tempo cronometrado (cinco minutos para cada linha do framework) para marcar individualmente o estágio em que cada um considerava que o nosso time de design se encontrava. Tudo com base na descrição completa fornecida pelo framework de cada coluna.
💡 Dica para o facilitador: enquanto o time marca individualmente a coluna, peça para que escrevam também em post-its os pontos de melhoria para cada linha/categoria. Com cinco minutos dedicados a cada linha, há tempo suficiente para isso (se o time tiver lido o framework com antecedência). Assim, vocês ganharão tempo para definir as iniciativas futuras.
Passo 02: co-criar e compilar
Depois de marcarmos o estágio de cada uma das linhas, juntamos os resultados individuais e compilamos para identificar por “média e consenso” entre o time qual era a coluna do estágio de maturidade que o time se encontrava. Nosso diagrama, depois de compilado, ficou assim:
Conforme marcávamos individualmente na planilha, deixamos post-its sobre pontos qualitativos que acreditávamos que o time poderia melhorar em cada uma das linhas. Por exemplo: na linha de Documentação & Processos, essas forma as anotações de melhoria:
Passo 03: identificação do nível-alvo
Depois de identificarmos o nível de maturidade que nosso time se encontra, voltamos ao framework para identificar, com base na descrição de cada um dos quatro níveis, qual seria nosso objetivo de nível para os próximos dois anos.
Com base na projeção de crescimento do time (plano de contratação) e no plano para desenvolvimento de área, identificamos que estaríamos ainda no nível 03 mas entrando para o nível 04.
Nas marcações abaixo, as bolinhas azuis de votação indicam o estágio em que o time está atualmente em cada categoria (linha) e a marcação da área em verde é o estágio-alvo que o time deverá estar nos próximos dois anos.
Passo 04: identificação as melhorias e iniciativas
Com o objetivo claro de onde devemos estar, foi hora de compilarmos todas as melhorias que eram necessárias. Lembra-se que no primeiro passo, além de marcar as colunas, nós deixamos post-its de melhorias para cada uma das áreas/categorias? Bem, essa é hora de usar!
Nós compilamos todas as melhorias marcadas e as classificamos em nas linhas do framework. Reescrevemos cada melhoria no formato de How might we (design sprint) para facilitar a identificação do foco do problema:
Em um segundo momento, marcamos os OKRs da empresa para os próximos dois anos e tentamos correlacionar quais melhorias iriam servir como alavancá-los.
Se uma melhoria não se enquadrava em nenhum objetivo da Cobli como um todo, nós a despriorizávamos. Dessa forma, por fim, conseguimos votar para identificar todas as melhorias que nós havíamos marcado como uma alavanca para ajudar os OKRs da empresa.
A partir desse passo, compilamos essas melhorias finais e as suas formas de medição para compartilhar internamente com Product Managers e stakeholders.
É importante mencionar que, ao longo do processo, íamos compartilhando as ideias e melhorias que surgiam com PMs e diretoria para garantir que estávamos sempre alinhados.
No nosso caso, não tínhamos uma data fixa para concluir o processo. Por isso, quebramos a dinâmica de mapeamento de cada linha e também as melhorias ao longo dos nossos dailies e design critiques semanais.
Caso você deseje seguir em um formato de workshop mais focado e com prazo, recomendamos trabalhar em dois workshops de duas horas cada. O primeiro para identificação do nível e marcação das melhorias, o segundo para clusterização e priorização das iniciativas.
Esperamos que este post tenha ajudado e inspirado o seu time a encontrar o nível de maturidade atual e a traçar planos para o futuro do time!
Se quiser saber mais, você pode mandar um e-mail pra gente em design@cobli.co
Nos vemos por ai!
