O guia para reuniões menos chatas — e mais eficientes
Quem nunca ficou estressado em uma reunião que parecia tediosa ou que parecia que nunca ia acabar?
Reuniões ineficazes têm o potencial de prejudicar o funcionamento de organizações promissoras, minando a energia e a motivação. Elas podem gerar um sentimento de ineficácia e desânimo (ou de sono).
Diariamente, uma quantidade considerável de criatividade, motivação e energia humana é dissipada em reuniões corporativas. Esta é uma tragédia de proporções consideráveis, frequentemente recebida com resignação e murmúrios de descontentamento: “essa reunião poderia ter sido feita em 1h, ao invés de 3”.
Mas será que precisa ser assim?
Reuniões bem conduzidas representam uma das ferramentas mais poderosas à disposição das equipes. No entanto, reuniões produtivas não ocorrem por acaso. Acertar o tom em uma reunião requer uma mudança de mentalidade e decisões conscientes sobre como se deseja trabalhar. Existem diversos tipos de reuniões que as equipes devem saber como conduzir, mas este artigo se concentra em uma das mais impactantes: a Reunião de Ação.*
Já testemunhamos o impacto positivo da Reunião de Ação em equipes de executivos seniores que trabalham em iniciativas de escala corporativa, assim como em equipes operacionais que buscam melhorar o atendimento ao cliente e em todos os níveis intermediários.
Princípios Fundamentais
Antes de adentrarmos na essência do assunto, é útil compreender os princípios que sustentam as Reuniões de Ação. Alguns destes conceitos podem ser substancialmente diferentes da forma como sua organização habitualmente conduz suas atividades, então, dedique um momento para assimilá-los e entender o quanto você pode flexibilizá-los para o melhor aproveitamento no seu contexto.
Desbloquear em vez de realizar
Muitas reuniões corporativas caem na armadilha de tentar abordar todos os aspectos possíveis. Elas oscilam entre atualizações de status, brainstorming, sessões de trabalho e debates estratégicos amplos, muitas vezes sem uma conexão clara. No entanto, as reuniões mais eficazes têm um propósito definido e um processo projetado para alcançar esse propósito. A Reunião deve visar articular e desbloquear o trabalho da equipe — é assim que foi concebida.
O objetivo é que todos saiam da reunião com uma compreensão clara do status dos projetos da equipe, das próximas ações com as quais se comprometeram pessoalmente, e das próximas ações assumidas por seus colegas.
Respeitar as etapas
A dica é dividir a reunião em fases distintas (falaremos mais sobre elas adiante). Cada fase possui um propósito específico e, quando combinadas, permitem que a equipe se prepare para uma reunião produtiva, desenvolvendo os hábitos corretos, atualizando-se sobre o progresso do trabalho da equipe, desbloqueando tarefas em espera, e saindo da reunião com clareza e energia para a próxima semana.
Facilitar e registrar
Para auxiliar a equipe na execução dessas fases, cada Reunião deve contar com um Facilitador e um Registrador. Esses papéis são normalmente alternados entre os membros da equipe. O Facilitador orienta a equipe através da estrutura da reunião e redireciona a discussão e a atenção quando elas se desviam (esse pode ser um papel desafiador, já que nosso cérebro tem tendência a se dispersar ou a “sair da linha” de pensamento — trazer as pessoas de volta ao tópico desejado irá requerer jogo de cintura e um alinhamento de que isso é feito apenas para fins de eficiência. Tópicos que estão fora da pauta desejada podem ser conformados em um backlog de assuntos, para uma próxima reunião. O Registrador documenta publicamente as decisões e “próximas ações” (em um software ou documento compartilhado) discutidas durante a reunião. Ao delegar essa responsabilidade ao Registrador, os outros membros da equipe não precisam se preocupar em anotar os itens de ação, e há uma fonte compartilhada de verdade e combinações sobre o que todos concordaram em fazer.
A equipe é a proprietária
Se uma reunião existe apenas porque um líder a considera útil, é importante questionar se ela deve continuar da mesma forma. As reuniões não pertencem apenas aos líderes, mas sim a toda a equipe. Isso significa que a reunião sempre começa no horário marcado, independentemente da presença do líder. Significa que a reunião pode ocorrer mesmo na ausência de participação total. Significa que ninguém é dono da pauta, apenas condutor da mesma. Em última análise, a utilidade ou não da reunião é responsabilidade de toda a equipe — não apenas da pessoa mais bem remunerada na sala.
Registrar publicamente o trabalho
Reuniões frequentemente estão repletas de boas intenções. Decisões são tomadas e as próximas etapas são articuladas. Tudo parece claro, direto e simples no momento. No entanto, quantas vezes você saiu de uma reunião onde o e-mail de pós-reunião listava você como responsável por uma próxima etapa que não se recordava de ter concordado? Ou você foi verificar algo que seu colega disse que faria e percebeu que o que você pensava que eles estavam concordando em fazer não era, de fato, o que eles pensavam que estavam concordando em fazer.
O papel do Registrador garante que as próximas ações sejam registradas e que as pessoas a quem pertencem estejam conforme a representação fiel delas. Chega de sair de reuniões com múltiplas ideias (ou nenhuma ideia) sobre quem está fazendo o quê. Agora, temos uma fonte confiável!
Como Conduzir uma Reunião de Ação
Agora que você compreende os princípios subjacentes de uma Reunião de Ação, vamos discutir como conduzi-la.
Check-In:
Uma rodada de check-in oferece a oportunidade de recuperar o fôlego e concentrar seu foco na tarefa em questão: esta reunião. Se você está indo de uma reunião para outra o dia todo, uma rodada de check-in auxilia o cérebro a fazer essa transição.
Dinâmicas curtas de integração podem ajudar a engajar as pessoas na reunião. Perguntas sobre o clima ou “tudo bem pessoal?” não contam como integração. Opte por um board onde cada um faz a sugestão de um filme ou livro, até mesmo músicas. Qual sua música da semana? Perguntas simples com respostas simples, para engajar e até mesmo aproveitar para conhecer melhor seus colegas de equipe (só benefícios!).
DICAS EXTRAS:
- Se estiver precisando de mais ideias de perguntas, procure por “dinâmicas de integração”.
- Tente fazer rodízio entre os membros da equipe para liderar a pergunta de check-in.
- Use perguntas de check-in para definir o tom emocional que você deseja para a reunião (sério, descontraído, focado, etc.).
Revisão da Lista de Tópicos e pauta:
A revisão da lista de tópicos ajuda as equipes a estabelecer bons hábitos. Nestes tópicos, estarão listados todos os tópicos da pauta pretendida. O facilitador garantirá o andamento.
Construir uma pauta pode ser efetuado em conjunto com pelo menos 2 dias de antecedência, onde pessoas podem inserir tópicos a serem discutidos com o grupo de acordo com a necessidade. É interessante reservar espaços de tempo específicos para os assuntos específicos de tasks específicas, para que isso não tome o espaço total destinada à agenda geral.
Durante o final desta fase, a equipe formula perguntas que desejam fazer a si mesmos. Essas perguntas incentivam frequentemente os membros da equipe a refletirem sobre se estão fazendo as coisas que sabem que deveriam fazer. As melhores perguntas para a lista de tópicos muitas vezes são guiadas pela estratégia da sua organização ou equipe. Todos entenderam o que devem fazer? Ficou claro quem ficou responsável por cada task?
Durante esta fase, o Facilitador faz cada uma das perguntas da lista para cada pessoa, e os membros da equipe respondem com um “Sim” ou “Não”. Isso não se trata de rastreamento, e ninguém está anotando quem disse o quê. A intenção é identificar como a equipe está indo e descobrir como podem se apoiar mutuamente (ou como melhorar a comunicação para que todos entendam).
DICAS EXTRAS:
- Preencha as métricas e pautas em um documento ou repositório compartilhado antes do início da reunião.
- Designe pessoas para atualizar as métricas todas as semanas. Isso não significa que a pessoa é a única responsável por essa métrica, mas ela será a encarregada de atualizar o documento com o andamento. Não vale atualização por chat individual. A atualização precisa ser visível por todos, no documento próprio para isso. A equipe é dona de todas as métricas e tudo deve estar acessível.
- Ideias extras podem ser registradas em um documento conjunto para que todos sintam que seus insights foram registrados e que estão sendo levados em conta. O registro pode ser feito separado do registro geral da reunião, em um arquivo específico de ideias. Busque não aprofundar muito em ideias que saiam do tema dos tópicos, para evitar estender o timing.
Atualizações de Projeto:
As atualizações de projeto permitem que toda a equipe tenha uma visão rápida do que mudou na semana passada.
A unidade fundamental de trabalho no nível da equipe é o “projeto” e as “tasks”. Uma lista completa de tasks em projetos garante que tenhamos uma “participação firme”, para que nada passe despercebido. Usamos esta fase da reunião para todos que têm insights sobre um projeto, para dar ao restante da equipe uma rápida visão do que aconteceu na semana passada.
Fazer isso toda semana incentiva a equipe a pensar no trabalho como to-dos palpáveis. Também incentiva as pessoas a dividirem seus projetos em etapas menores para ter algo para compartilhar a cada semana.
Nesta fase da reunião, o Facilitador pede a cada pessoa que possui um projeto da lista que compartilhe com a equipe: “O que mudou na semana passada?” Trata-se de pessoas dizendo umas às outras o que precisam saber — e não “relatando ao líder”. No final desta fase temos uma noção completa do trabalho que aconteceu na semana passada e as pessoas sem dúvida têm dúvidas ou querem se aprofundar em algo que acabaram de ouvir.
DICAS EXTRAS:
- Um bom Facilitador restringirá caso alguém comece a falar sobre o que pretende ou planeja fazer no seu projeto. Isto é expressamente para compartilhar o que aconteceu na semana passada. Se nada aconteceu, é aceitável dizer “Sem alteração”.
- É melhor ter uma pessoa vinculada a cada projeto. Não porque estejam trabalhando sozinhos, mas porque serão eles que o Facilitador perguntará: “O que mudou na semana passada?” Não há problema se os colegas de equipe intervirem se tiverem informações relevantes, mas o Facilitador cuidará para que uma conversa geral sobre o projeto não aconteça neste momento.
- A lista de tasks e projetos deve estar visível para todos e trazida para cada reunião.
Andamento da Agenda:
O Facilitador ajuda uma equipe a transformar itens da pauta em uma conversa eficiente com rumo a respostas e desbloqueios.
Só porque um item está na agenda não significa que seja um convite aberto para uma conversa ampla sobre assuntos relacionados (ou não tão relacionados) a esse tópico. Em vez disso, trata-se de ajudar a pessoa que adicionou o item a obter o que precisa. Se o assunto se provar muito maior que o previsto, talvez os envolvidos precisem marcar um encontro adicional com os colegas de equipe.
DICAS EXTRAS:
- Às vezes, o resultado de uma Reunião de Ação é um conjunto de próximas ações para as pessoas terem reuniões individuais entre si. Isso pode parecer uma perda de tempo. No entanto, argumentaríamos que um monte de conversas 1:1 que teoricamente poderiam acontecer simultaneamente é um uso melhor do tempo da equipe do que duas pessoas tendo o que equivale a uma conversa 1:1 enquanto todos os outros assistem. Não há problema em sair de uma reunião geral com outras reuniões!
- O Facilitador tem propriedade sobre a duração e a ordem onde os itens da agenda são processados. Se o tempo da equipe estiver acabando, um bom Facilitador tentará garantir que os itens mais críticos sejam processados primeiro (e poderá pedir ajuda para identificá-los).
Rodada de Check-Out:
Use rodadas de check-out para retrospectiva e aprendizado. É uma oportunidade para a equipe parar um segundo e fornecer feedbacks sobre como tudo está sendo feito nas reuniões. As perguntas deste momento final incluem: “O que você aca que funcionou nas nossas últimas reuniões?” ou “O que podemos fazer melhor da próxima vez?” Não há necessidade de gastar muito tempo processando-os. Uma dica é realizar essa etapa por meio de um formulário anônimo, onde as pessoas se sintam livres para falar sem medo de serem repreendidas socialmente.
DICAS EXTRAS:
- É fácil pular a rodada de check-out quando você fica sem tempo. Não há problema se isso acontecer ocasionalmente, mas se sua equipe pular esta rodada regularmente, você estará perdendo uma das partes mais importantes do processo, que é a melhoria contínua.
- Faça um check-out redondo no estilo pipoca ou em rodada. Se ninguém falar durante o estilo pipoca, mude para uma rodada e peça a todos que compartilhem uma resposta.
Dicas para começar:
Abrace a Estrutura (mesmo que pareça estranho): No início, seguir as etapas pode parecer contra-intuitivo, mas com o tempo, a estrutura se tornará parte do processo natural. Assim como aprender a jogar um novo jogo de tabuleiro, é normal precisar consultar as regras no início.
Benefícios para levar sua equipe ao próximo nível:
Além de melhorar a experiência de reunião, a prática regular de estruturação leva as equipes a confrontarem ideias-chave em seu sistema operacional organizacional. Isso resulta em uma equipe mais capaz e em uma organização mais saudável.
Portanto, faça as Reuniões focando não apenas naquele momento específico, mas também para uma organização melhor do contexto corporativo, onde as vozes de todos são ouvidas e as ideias importantes são trazidas à luz.
Continue a praticar e aprimorar essas reuniões. Elas não são apenas uma maneira eficaz de gerenciar o trabalho da equipe, mas também servem como um catalisador para a evolução da dinâmica e eficácia da equipe como um todo. Experimente, adapte e flexibilize.
O sucesso das reuniões depende da prática consistente e do compromisso de toda a equipe. Elas são fundamentais para impulsionar a equipe em direção aos seus objetivos e promover uma cultura de transparência e responsabilidade. Ao implementar essa abordagem, investe-se no sucesso a longo prazo da equipe e da organização como um todo.
