O poder de um bom workflow na vida de um designer
Mais do que realizar as nossas entregas diárias, pensar na forma “como” fazemos isso é muito importante e libertador.
No início da minha carreira em design, lembro de um fato que me marcou e até hoje reflete de forma positiva na minha maneira de pensar e trabalhar.
O ano era 2000 e eu trabalhava no departamento de marketing de um grupo de comunicação da região norte, mais especificamente em Manaus.
Minha principal função era a de criar peças gráficas para a divulgação de produtos e campanhas sazonais para o jornal impresso que fazia parte do grupo. O processo de aprovação consistia na impressão das peças, anotações sobre as mudanças na própria impressão (sim as pessoas adoravam ver as peças impressas para rabiscá-las, acreditem). No meio desse processo eu tinha que me deslocar para levar o material para aprovação, a impressora dava pau, acabava a tinta, dentre outros entraves que aconteciam.
Num determinado momento eu tive a ideia de construir uma aplicação web muito simples para cadastrar os projetos e as suas respectivas tarefas. Utilizei os conhecimentos adquiridos no meu ensino médio técnico em programação e desenvolvi uma ferramenta chamada SGP (Sistema de Gerenciamento de Projetos), que nada mais era do que um gerenciador de lista de tarefas onde os interessados acessavam as informações acerca dos mesmos mediante um login de acesso. Naquela época foi algo realmente "novo" dentro da realidade na qual estava inserido. Desde lá, criei uma espécie de fascínio por melhorias em fluxos de trabalho, ou como poderia trabalhar de forma mais eficiente, sem precisar ter um contato físico ou visual com outros seres humanos, tudo assíncrono.
Abaixo, segue uma apresentação que fiz em 2006 sobre o tema que encontrei em minhas redes sociais empoeiradas.
Nesse momento eu descobrira uma ferramenta chamada Basecamp assim como ouvi pela primeira vez o nome Jason Fried, o co-fundador da 37signals, empresa responsável pelo Basecamp. Esse cara foi o primeiro contato que tive com termos como colaboração, produtividade e natureza do trabalho.
Ele é autor dos livros Rework e Remote, onde são abordados os temas acima citados. Um detalhe importante do livro Remote é de que ele foi publicado em 2013, 7 anos antes da pandemia. 😎
Esses livros foram verdadeiros divisores de águas da minha forma de pensar produtividade e colaboração. Um caminho sem volta. 😍
Remote First
Depois disso, muita coisa aconteceu, dentre elas, abri a primeira agência digital do norte do país, 100% remota, dado o meu fascínio com os conceitos desse formato de trabalho. Minha agência era pequena, mas vez ou outra conquistávamos algumas contas de clientes de médio e grande porte.
Foram 9 anos experimentando ferramentas, processos, metodologias, circunstâncias estas que colocaram à prova tudo aquilo no que eu acreditava. Essa foi uma época de muito aprendizados e reflexões. Eu nunca imaginaria que essa forma de olhar a natureza do trabalho seria tão importante para minha sobrevivência profissional nos dias atuais.
2020 e a pandemia
Não preciso me alongar sobre o que esse ano representou na vida de muitos profissionais do nosso país nos mais diversos aspectos da sua vida. Abaixo, listo alguns número relevantes sobre o trabalho remoto no contexto pandêmico.
- Home office foi adotado por 46% das empresas durante a pandemia.
- 67% tiveram dificuldades no início do teletrabalho.
- A familiaridade com as ferramentas de comunicação foi apontada como obstáculo por 34% das empresas.
Esses são alguns números que sinalizam que não temos uma cultura de trabalho remoto tão forte para enfrentar um momento difícil e singular como este.
No Brasil a galera do Officeless representa muito esse tema e desenvolvem um trabalho junto à comunidade muito importante nesse processo de evangelizacão do trabalho remoto. Basta visitar os canais deles e conferir o conteúdo riquíssimo que eles disponibilizam.
A pandemia acelerou um movimento que já vinha ganhando força fora do Brasil, empresas Automattic, In Vision, Buffer e Zapier, tornaram o trabalho remoto a modalidade oficial para todos seus colaboradores.
Houve um boom de vagas remotas, especialmente para designers e as empresas que não haviam adotado esse formato de trabalho, enfrentaram desafios que refletiram mudanças drásticas em seus processos de contratação, onboardings, comunição entre times, reuniões, e muitos outros aspectos do workflow.
Aí você se pergunta se as pessoas gostaram da ideia de não trabalhar no escritório?
A consultoria de recursos humanos, Robert Half fez uma pesquisa que traz algumas conclusões:
"Se home office for proibido, um terço dos profissionais cogitaria mudar de emprego, diz pesquisa"
"44,1% das mulheres entrevistadas disseram que, se a possibilidade de trabalho remoto fosse retirada, procurariam por uma nova oportunidade no mercado que oferecesse a opção. Entre os homens, o percentual é um pouco menor, de 31,4%."
No final das contas, trabalho remoto não é somente sobre ferramentas, é sobre comportamento, é sobre disciplina.
Onde o sapato aperta?
Vou listar os principais pontos onde se concentra a maioria das dores quando o assunto é trabalho remoto:
Comunicação Assíncrona é Vida ❤️
Esse é o meu mantra de vida! Você pode economizar muitas horas de reuniões com uma boa comunicação assíncrona com seus pares. Não precisa escrever um "Tratado de Tordesilhas" a cada task criada na ferramenta de gestão de projetos. Tornando esse tipo de comunicação latente em sua rotina, sua produtividade agradece e seus pares também.
Microgerenciamento 👀
Você não deve esperar algo acontecer pra agir, seja organizado, planeje sua rotina e faça o seu microgerenciamento. Quando alguém pensar em saber o que você está fazendo, basta pesquisar sua linha de tempo na ferramenta de gestão de projetos que estará tudo lá. Sua vida profissional deve ser um livro aberto dentro da empresa, a percepção que as pessoas terão do seu trabalho será impactada de forma positiva além de documentar os projetos e tarefas nos quais você está envolvido.
Ferramentas 🛠
Atualmente quase todas as ferramentas de trabalho que dispomos em nosso workflow oferecem recursos de comunicação e compartilhamento, use e abuse deles para dar visibilidade e obter feedbacks dos seus pares. Geralmente trabalhamos diariamente em diferentes frentes, a retomada dos temas com um registro estruturado de informações fica mais rápida e fácil.
Chats 😢
A quantidade de formas de você entrar em contato com uma pessoa de forma instantânea atualmente é surreal e isso gera uma expectativa de resposta imediata nas pessoas, e tudo bem. Mas quando estamos dentro de um ambiente de trabalho isso pode não refletir uma necessidade da nossa rotina diária. Muitas vezes esse desejo pode estar ligado a uma necessidade de controle constante, o que não agrega em nada na produtividade dos times.
Reuniões 😈
A fadiga mental que afeta muitos profissionais por conta do excesso de reuniões é quase que unanimidade em diversas áreas. Segundo uma pesquisa da Associação Brasileira de Psiquiatria (ABP), 54,8% dos psiquiatras entrevistados perceberam um aumento nas queixas dos pacientes sobre o excesso de videoconferências nos últimos cinco meses e 68,6% aumentaram as prescrições de psicoterapia aos pacientes, que começaram a desenvolver quadros de estresse e ansiedade. Não preciso repetir o mantra que devemos diminuir a quantidade delas…pelamordi 🙏🏽.
Compartilhe, compartilhe, compartilhe 🐝
Você não é nem um monge tibetano para se fechar em total processo de reclusão. Hoje TODAS as ferramentas possuem recursos de compartilhamento/interação. Abrir seu processo e evolução do trabalho para seus pares pode ser enriquecedor e gerar um ciclo contínuo de evolução.
Aprendizado e Empatia
Diante desse cenário onde todos nós somos eternos aprendizes se torna necessária a reflexão diária sobre a forma como estamos realizando nossas entregas e nos conectando com nossos pares de trabalho, seja através de feedbacks recorrentes sobre atividades ou mesmo chamar todos para uma conversa sobre melhorias no workflow.
Estruturar uma comunicação entre pessoas com objetivos unificados confere uma liberdade que torna a vida de todos melhor. Existirão momentos de resistência ao uso de ferramenta ou ao cumprimento de algumas rotinas de FUPs inerentes ao trabalho, mas no final todos ganham.
Nada é mais importante e valioso do que nossa saúde mental para desempenharmos nossas atividades pessoais e profissionais. Levantar a bandeira das boas práticas para essa convivência se torna crucial nos tempos em que vivemos.
Um conceito que levo em consideração (pelo menos tento 😊)em todas as atividades que desempenho em minha vida é o do FLOW, desenvolvido na década de 70 pelo psicólogo Mihaly Csikszentmihalyi, PhD e professor da Universidade de Chigago, para designar as experiências ótimas de fluxo na consciência.
Eu defino FLOW como um estado mental onde o corpo e a mente fluem em perfeita harmonia, é um estado de excelência caracterizado por alta motivação, alta concentração, alta energia e alto desempenho, por isso também chamado de experiência máxima ou experiência ótima. As experiências de FLOW muitas vezes são lembradas como os momentos mais felizes da vida da pessoa, os momentos onde ela se sentiu no seu melhor.
Nosso trabalho não dever ser um fardo pesado que devemos carregar desde o momento que acordamos. Ele dever ser parte de um processo que nos completa e nos permite contribuir de forma positiva com as empresas que fazemos parte.
Na internet encontramos dezenas de artigos sobre workflows envolvendo as ferramentas que utilizamos em nossas rotinas diárias, mas poucos abordam os benefícios de se ter um ambiente com processos estruturados.
Confesso que levantar essa bandeira não é uma tarefa fácil, mas no final é recompensador ver o resultado.
Concluo esse artigo com uma frase do cara que até hoje me inspira.
“Workaholics aren’t heroes. They don’t save the day, they just use it up. The real hero is home because she figured out a faster way”
― Jason Fried, Rework
